La méthode Kanban pour une productivité époustouflante ?
L’organisation est l’une des clés du succès pour un entrepreneur. Que vous soyez à la tête d’une petite entreprise ou en pleine construction de votre projet, il est essentiel de structurer vos tâches de manière efficace pour avancer sans vous sentir débordé.
Organisez votre planning entrepreneurial selon la méthode Kanban
Une méthode particulièrement adaptée aux entrepreneurs est le Kanban, un système de gestion visuelle développé au Japon dans les années 50. Après presque 10 passées à Tokyo et avoir travaillé dans trois entreprises différentes ici au Japon, j’ai pu moi-même tester cette méthode dans plusieurs situations et contextes différents, et je l’ai adoptée dans ma vie professionnelle et dans ma vie de tous les jours.
Je vais vous expliquer comment elle peut transformer votre manière de travailler et booster votre productivité et votre efficacité au quotidien.
Qu'est-ce que la méthode Kanban ?
Le Kanban est une méthode de gestion de projet développée par Taiichi Ohno, un ingénieur chez Toyota, dans les années 1950. Il cherchait à optimiser la production industrielle en s’inspirant des systèmes d’approvisionnement des supermarchés, où les produits sont réapprovisionnés en fonction de la demande réelle plutôt qu’en suivant une production de masse rigide. Ce concept, appliqué à la gestion du travail, permet d’éviter les goulots d’étranglement et de maximiser l’efficacité.
La méthode repose sur un système visuel permettant de suivre l’avancement des tâches en temps réel.
Aujourd’hui, elle est largement utilisée dans les entreprises tech, le développement agile et la gestion de projets d’entreprise.
Pourquoi utiliser le Kanban pour votre activité entrepreneuriale ?
L’entrepreneuriat implique souvent de jongler avec de nombreuses responsabilités. Entre la gestion administrative, le marketing, la création de contenu et la relation client, il est facile de se sentir submergé. La méthode Kanban permet d’optimiser son organisation en aidant à :
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Visualiser en un coup d’œil les priorités du moment.
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Réduire le multitasking inefficace.
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Suivre la progression des projets stratégiques.
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Identifier rapidement les blocages et points d’amélioration.
De plus, cette approche est totalement flexible : elle s’adapte aussi bien aux freelances, aux solopreneurs qu’aux entrepreneurs en croissance.
Comment mettre en place un tableau Kanban ?
1. Choisissez votre support
Vous pouvez utiliser un tableau physique (un simple tableau blanc avec des post-it) ou un outil numérique comme Trello, Notion, ClickUp. Pour un entrepreneur solo, une plateforme comme Trello est idéale car car elle est intuitive, gratuite et facile à prendre en main. Mais si vous commencez à avoir une équipe, alors Notion vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur tous vos projets et vos tâches en cours, y compris celles de vos employés.
➡️Pour plus d’informations et un eprise en main rapide : Bien débuter avec Notion : le logiciel tout-en-un
2. Définissez vos colonnes
Commencez par les trois colonnes de base (À faire, En cours, Terminé), puis personnalisez-les en fonction de votre activité. Par exemple :
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Idées : Pour stocker vos idées de nouveaux projets ou de contenus.
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Planifié : Tâches prêtes à être lancées.
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En cours : Tâches en cours de réalisation.
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Stories : Regroupe des éléments ou récits liés à vos projets, particulièrement utile pour les créateurs de contenu et storytellers.
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Testing : Pour tester un produit, une stratégie ou un contenu avant la validation finale.
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Relecture/Vérification : Une étape intermédiaire avant la finalisation.
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Publié/Livré : Une colonne spécifique aux contenus mis en ligne ou aux produits livrés.
3. Définissez des priorités et limites
Si vous avez trop de tâches en cours, vous risquez de perdre en efficacité. Limitez le nombre de tâches dans la colonne « En cours » (3 à 5 maximum) pour rester concentré sur l’essentiel.
4. Mettez à jour régulièrement
Prenez quelques minutes chaque jour pour actualiser votre tableau et ajuster vos priorités. Cela vous permet d’identifier les tâches bloquées et d’optimiser votre workflow.
Astuces pour optimiser votre organisation avec la méthode du Kanban
1. Couplage avec la méthode Pomodoro
Combinez votre tableau Kanban avec la technique Pomodoro : travaillez par sessions de 25 minutes suivies de 5 minutes de pause. Cela vous aidera à avancer efficacement sur chaque tâche sans vous disperser.
2. Automatisation des tâches répétitives
3. Code couleur et labels
Utilisez des codes couleur pour identifier les types de tâches : marketing, finances, clients, création de contenu… Cela permet de repérer rapidement les priorités stratégiques.
4. Ajout de deadlines
Même si Kanban est une méthode flexible, il peut être utile d’ajouter des dates limites à certaines tâches pour maintenir une dynamique de travail et éviter la procrastination.
5. Collaboration et partage
Si vous travaillez avec une équipe ou des freelances, utilisez un outil numérique collaboratif pour partager votre tableau et attribuer des tâches en temps réel.
6. Intégration avec d'autres outils
Associez Kanban avec des outils comme Google Calendar, Evernote, Slack, ou encore Notion pour une organisation fluide et une gestion efficace du temps.
Conclusion
Le Kanban est une méthode puissante et efficace pour structurer votre activité entrepreneuriale. Que vous soyez freelance, solopreneur ou à la tête d’une startup, cette approche visuelle et intuitive vous permettra de mieux gérer votre temps, d’optimiser votre productivité et de réduire le stress lié à la charge de travail.
Adoptez cette organisation dès aujourd’hui et observez la différence dans votre efficacité quotidienne !